AYIKA por considerarse Responsable del Tratamiento de Datos Personales, en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y estar comprometido a garantizar la protección de los datos personales de sus clientes, proveedores, accionistas, acreedores, deudores, trabajadores, familiares de estos y terceros (en adelante los “Titulares de información”, “Titulares de datos personales”, los “Titulares” o el “Titular” ), expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) que regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que han sido recolectados por AYIKA en el curso de su actividad comercial desde su constitución. Todo lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en (i) el artículo 15 de la Constitución Política, (ii) la Resolución 3066 de 2011, (iii) la Ley 1581 de 2012 y (iv) el Decreto Reglamentario 1377 de 2013. De conformidad, la presente Política cubrirá los siguientes aspectos:

• Identificación del responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales.
• Tratamiento al que se someten los datos personales.
• Finalidad del Tratamiento de los datos personales.
• Derechos que le asisten a los Titulares de datos personales.
• Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual los Titulares de información pueden ejercer sus derechos.
• Procedimiento para que los Titulares de información puedan ejercer sus derechos,
• Modificaciones, y
• Vigencia de esta Política.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Nombre o Razón social: AYIKA – YAISA CÓRDOBA ZABALA

Domicilio: Bogotá, D.C.

Dirección: Calle 146 No. 15-83, Bogotá D.C.

Correo electrónico: info@ayika2030.org

Teléfono: (57) 3023971628

2. TRATAMIENTO AL QUE SE SOMETEN LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.

Para tal efecto, AYIKA declara:

• Que para el Tratamiento de información, AYIKA siempre requerirá la autorización previa e informada del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio que pueda servir como prueba de dicha autorización.
• Que entre los datos personales que se pueden solicitar a los Titulares de información con los que la Empresa tiene algún tipo de vínculo en desarrollo de su objeto social, se encuentran los siguientes:
•  
•  
• Correo electrónico.
• Dirección.
• Número telefónico, y
• Número de teléfono celular.
• Que AYIKA, puede eventualmente solicitar información sensible de los Titulares de datos personales, cuando sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, para lo cual se acatarán las disposiciones contenidas en los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.
• Que la información que nos sea proporcionada será utilizada única y exclusivamente de conformidad con las finales establecidas en este documento.
• Que AYIKA no utilizará la información con el propósito de venderla, licenciarla, trasmitirla o divulgarla, salvo expresa autorización del titular y cuando sea necesario para la debida prestación de nuestros servicios.
• Que los datos personales solo serán recolectados, almacenados, usados o circulados durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican su Tratamiento. Una vez cumplida la finalidad y/o finalidades, la Empresa procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. Sin perjuicio de lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

• Finalidades para el tratamiento de datos de clientes:

• Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
• Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y/o servicios adquiridos por los clientes de AYIKA, así como elaborar la facturación correspondiente.
• Envío de publicidad sobre productos y servicios de AYIKA
• Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de AYIKA
• Comunicar descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos.
• Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permita definir los servicios que presta AYIKA
• Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por AYIKA
• Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
• Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.
• Envió de Encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por AYIKA.

• Finalidades para el tratamiento de datos de medios de comunicación:

• Envío de información relacionada con cierres o transacciones importantes para la realización de notas.
• Envío de información relacionada a eventos, premios y/o actividades de AYIKA.
• Envío de invitaciones para realizar cubrimientos a eventos, cocteles, conferencias, y actividades sociales y/o académicas de AYIKA.
• Comunicar actividades de las cuales puedan extraer material para publicar entrevistas o columnas de opinión.

• Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores:

• Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
• Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que AYIKA legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con AYIKA.
• Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.

Los principios que rigen el Tratamiento al que se someten los datos personales, son los siguientes:

• PRINCIPIO DE FINALIDAD. Toda la información que corresponda a datos personales de los Titulares de Información, que sea recogida por parte de la Empresa por cualquier medio, sea verbal, oral o de forma escrita, deberá obedecer a una de las finalidades legítimamente permitidas por la Ley y descritas en esta Política, las cuales deberán ser informadas al Titular en el momento de recolección de la información.
• PRINCIPIO DE LIBERTAD. El Tratamiento de la información de los Titulares únicamente puede ejercerse previo y expreso consentimiento informado de su titular. La empresa no podrá obtener ni divulgar datos personales de sus Titulares sin que medie autorización de los mismos o en ausencia de mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.
• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD. La información sujeta a Tratamiento por parte de la Empresa debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se dará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA. El Tratamiento de datos personales por parte de la Empresa estará sujeto a los límites que se derivan de su propia naturaleza, obedeciendo a las disposiciones legales y Constitucionales que los protegen. El Tratamiento, solo podrá ejercerse por aquellas personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo que se trate de información pública, no serán publicados en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que su acceso sea controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• PRINCIPIO DE SEGURIDAD. La información sujeta a Tratamiento por parte de la Empresa, ya sea que lo haga por si misma o a través de un encargado en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, es manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Que para la conservación de la información, AYIKA hará todos los esfuerzos razonables para cumplir con sus obligaciones legales y conservar la información personal con el mayor grado de seguridad disponible.
• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. Todas las personas vinculadas a AYIKA ya sean empleados de la misma o encargados del Tratamiento de los datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, a menos que esta sea de carácter público. AYIKA propenderá por alcanzar unas políticas de seguridad que limiten al máximo el acceso, la utilización y la divulgación no autorizada de los datos personales, cuya reserva será extendida inclusive después a la finalización de su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Las finalidades del Tratamiento de datos personales que realiza AYIKA, son las siguientes:

• La ejecución de las relaciones contractuales suscritas con AYIKA.
• La prestación de servicios a sus clientes.
• El suministro de propuestas de servicios a sus clientes.
• El suministro de información a clientes relacionada con actualizaciones legales y/o regulatorias.
• La comunicación sobre las gestiones o medidas de defensa jurídica relacionadas con los contratos de prestación de servicios con los clientes.
• Cualquier tipo de comunicación encaminada al fortalecimiento de las relaciones con sus clientes.
• La ejecución de labores de servicio al cliente y mercadeo.
• La evaluación del servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por AYIKA.
• El envío de información relacionada con novedades de la Empresa.
• La ejecución de las relaciones contractuales con proveedores.
• La verificación de saldos con acreedores.
• La verificación de obligaciones pendientes de sus deudores.
• Registro de información de clientes, proveedores y contratistas.
• La ejecución de contratos laborales cesados, actuales o futuros.
• La atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de órdenes judiciales y/o legales.
• Para contactar a personas naturales con quien AYIKA tenga o haya tenido relación tales como trabajadores y sus familiares, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores de conformidad con las finalidades establecidas en este documento.

4. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los datos personales tendrán los derechos reconocidos en el artículo 15 de la Constitución Política y el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los cuales podrán ejercer directamente o a través de quienes estén legitimados, de conformidad con el artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Para tal efecto, los derechos de los Titulares son los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

AYIKA, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

6. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Para garantizar los derechos de los Titulares de Información, AYIKA ha establecido los procedimientos a continuación:

• PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

El Titular o sus causahabientes podrán consultar a AYIKA para efectos de conocer, actualizar o rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada a AYIKA, o consultar el uso que se le esté dando a esa información. Para tal efecto, deberá radicar una comunicación por escrito en forma física o electrónica con el área encargada y en el horario establecido, debiendo identificarse plenamente para acreditar que se trata del Titular o de quien esté autorizado, con el propósito de evitar que terceros no autorizados accedan a la información.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• PROCEDIMIENTO PARA RECLAMACIONES

El Titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las base de datos de AYIKA debe ser objeto de supresión, revocatoria de autorización o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el marco normativo del Tratamiento de datos personales, podrán presentar un reclamo ante AYIKA, el cual será tramitado de la siguiente manera:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AYIKA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se pretendan hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. MODIFICACIONES

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de esta Política referidos a (i) la identificación de AYIKA, o (ii) la finalidad del Tratamiento de los datos personales, que afecten el contenido de la autorización, estos serán puestos en conocimiento de los Titulares antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además AYIKA deberá obtener una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para tal efecto, las modificaciones a esta Política serán publicadas en esta sección de la página web de AYIKA, para que puedan ser fácilmente consultadas.

AYIKA podrá, si así lo desea, notificar al correo electrónico registrado de cada cliente, trabajador, proveedor y en general a cualquier Titular, que se ha producido un cambio en la Política. Esta notificación, vía correo electrónico, es facultativa y se entenderá que AYIKA cumple con su obligación de notificación mediante la publicación de las modificaciones en esta sección de la página web con la indicación de la fecha de la última modificación.

8. VIGENCIA DE ESTA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de datos personales rige a partir de octubre de 2021.